集中させて! 仕事中に電話がかかってこないようにする3つの方法


突然かかってくる電話ほど仕事の効率を下げるものはないのではないでしょうか。集中して仕事をしていても、こちらの都合はおかまいなしに仕事を中断させられてしまいます。

多くのビジネスパーソンは連絡の中心をメールやLINEなどのチャットツールで行っている昨今ですが、未だにメインの連絡手段が電話という人が少なくないのが事実です。

「電話での連絡を少しでも減らしたい。 そうすれば仕事の効率が格段に上がるのに。」

そう思っている人も多いのではないでしょうか。 ではどうすれば良いのか。

1. 電話が来る前に返答する

電話連絡の多くが問い合わせです。

見積にはどのくらい時間がかかるのか?

納品日はいつになる?

資料は会議に間に合うのか?

そんな連絡が電話で入る人が多いのではないでしょうか。 問い合わせに先回りで答えてしまいましょう

発注を受けた段階で、少し余裕を持った納期を答えたり、いつまでに資料を提出できるのかを答えるようにするのです。電話をかけてきて欲しくないのであれば、相手が電話をかける用事を無くしてしまうと良いのです

問い合わせの他にも、”メールを送ったので見てください”という連絡を電話でしてくる人がいます。

そんな時にも電話がくる前に”メール拝見しております。いついつまでに返答します”という旨のメールを送信しておくと良いでしょう。

2. 電話での連絡にもメールで返す

電話をかけてくる相手に、「この人との連絡はメールの方がスムーズだ」、「この人はこの時間は電話に出ない人だ」と認識してもらうという方法があります。

電話での連絡が入った場合も、後ほどメールで回答しますと伝えるようにしたり、電話が鳴ってもあえて出ないで、「先ほどは電話に出られずに申し訳ありません、何かございましたでしょうか」というようなメールを返したりするのです。

あくまで、失礼のないようにするというのが前提ですが、繰り返していく内に、相手もメールで連絡をしてくるようになるでしょう。

3. 携帯電話番号を教えない

非常に極端な例ですが携帯電話の番号を名刺に記載しないという方法もあります。

名刺に記載するのはメールアドレスと会社の電話番号のみにするのです。

そして、会社にかかってきた電話については、基本的にすぐに繋がずに折り返す旨を伝えるようにして指示しておきます。 これで突然の電話で自分の仕事が分断されるということは無くなるのではないでしょうか。

ただ、電話での連絡について分別のある人や、大切なクライアントなどには携帯電話の番号を教えておいた方が良いとは思います。

電話が仕事の邪魔をしているのであれば、かかってくる原因を理解して、できるだけ電話がかかってこない仕組みづくりをしましょう。 電話が減ると、仕事の効率は格段に上がるのは間違いないのですから、試して見る価値はあるでしょう。


この記事の著者

景山 哲司

景山 哲司

札幌在住のサラリーマンです。通信会社、菓子メーカーなど3度の転職を繰り返し今にいたります。 40代に突入し、ようやく働き方のコツがわかってきました。効率的に働くをモットーに日々奮闘しています。

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