もう一度考える効率的なメール処理の方法


私生活ではLINEやFacebookに押されて使う事があまりなくなったEメールですが、仕事ではいまだにメインの連絡手段です。ビジネスマンであれば1日に数十通は当たり前にメールが届くことでしょう。

100通を超えるメールが届いているなんていう声も聞いたことがあります。 この膨大に届くメール、できれば効率的に処理をしたいですね。

メールの処理の仕方で仕事のスピードも格段に違ってくるのではないでしょうか。

処理が必要なメールに集中するための自動振り分け

100通のメールが届いても、すぐに返信が必要なメールだったり、自分に有益なメールというのはそれほど多くはないのではないでしょうか。

そこでまず、メールソフトで条件設定を行い、メールが届いた段階で重要なメールと後で目を通す程度のメールの振り分けを自動的に行いましょう

差出人が重要なクライアントや、緊急性の高いメールを送付してくるような人のメール以外は、”後で見る”フォルダへ自動的に振り分けられるようにしておくのです。

文字を打つ手間を省くための辞書登録

SNS時代に生きている若い世代や、気心のしれた同年代とのメールでは簡潔なやり取りができるのですが、少し歳の離れた年配者などとのメールはどうしても長くなりがちです。

定形の挨拶などを入れないと機嫌を損ねてしまう人がいるからです。

「いつもお世話になっております・・・」などといったものです。

この冒頭の挨拶や締めの挨拶と肝心な要件が同程度の文量になってしまうということさえ時にはあるでしょう。

このようにいつも使っているような挨拶などは、辞書登録してしまいましょう。 「いつもお世話になっております・・・」という文章を”あいさつ”などと登録してしまうのです。

過去のメールを見てみると沢山の同じような文章が見つかるはずです。 どんどん辞書登録をして文字を入力する量を減らしていきましょう。

無理してメールを利用しない

中には返信が難しいメールが届くことがあります。

誤解がないように文章を書いていくとどんどん長文になって時間がかかってしょうがありません。 時間をかけて書いても微妙なニュアンスが伝わらずに、やはり誤解を与えてしまうような場合さえあります。

そんな返信が難しいメールに対しては、メールで返すことを諦めてしまいましょう

「この件は後で電話します」などとメールで返信して、電話したり直接会って話をした方が効率的でしょう。何でもかんでもメールで対応する必要もないのです。

メールを効率的に処理できるようになると自分の時間がぐっと増えます。

ただ、1つ気を付けたいことがあります。

メールもコミュニケーションの1つです。効率化を意識するあまり気持ちがこもっていないメールを送信してしまうと、相手の気分を害してしまうような事があります。効率的に処理をしながらも気持ちを込めてメールを書くよう心がけましょう。


この記事の著者

景山 哲司

景山 哲司

札幌在住のサラリーマンです。通信会社、菓子メーカーなど3度の転職を繰り返し今にいたります。 40代に突入し、ようやく働き方のコツがわかってきました。効率的に働くをモットーに日々奮闘しています。

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