あなたの時間を会議に盗まれないための5つの方法


サラリーマンの仕事の中で多くの時間を割かれるのが会議ではないでしょうか。毎週、毎月の定例会議が何個もあって、1日全て会議で埋まってしまうというようなこともあるかもしれません。

そんな多くの時間を費やす会議ですが、得るものがあるのであればまだ良いのですが・・・。そんな私達の時間を容赦なく奪っていく会議とどう付き合っていけば良いのでしょうか。

関係のない会議は欠席する

会議に時間を奪われない方法で最も効果があるのが、会議に出席しないということではないでしょうか。

ただ、全ての会議を欠席するわけにもいきません。中には出席したほうが良い、出席して良かったと思える会議もあるでしょう。

では、欠席する会議をどのように選ぶのか。

会議には情報を共有するための会議、何かを決めるための会議があります。情報を共有するための会議は欠席しても問題ないでしょう。必要な情報は後で他の出席者から聞けば良いのですから。

何かを決めるための会議には出席した方が良い場合があります。その決定に対して自分の意見が反映されるような会議です。

自分が立案した企画の決済を得るような会議や、逆に自分達の仕事に影響が出る、他部署が立案した施策に対して、意見を言える機会があるような会議です。多少の時間を割かれても出席しておいた方が良いのは間違いないでしょう。

何かを決めるための会議であっても、自分は担当部門でもなく、意見を話すような機会がないような場合もあります。オブザーバー的に呼ばれていたり、慣例として呼ばれているような場合です。

このような場合はクライアントとのアポイントメントなどを理由にして欠席しても問題はないでしょう。出るべき会議を厳選することで、会議に奪われる時間を少しでも減らしましょう。

会議の前に事前に資料を配布する

会議の始まりに資料が配られて、そこで初めてその会議で話し合う議題がわかるという場合もあります。プレゼンテーターはまず資料の説明をはじめます。

もし事前に資料を配布していればどうでしょう。すぐに質疑応答やディスカッションを初めることができます。

あなたが会議を主催したり、資料を配るような場合は事前に出席者に資料を配るようにしてみてはどうでしょう。会議のスタイルが変わり、ぐっと引き締まった会議ができるようになるはずです。

終了時間を発表する

会議がスタートする際に、終了時間を発表するようにしてはどうでしょう。

多くの会議では、大体の終了時間は決まっていますが、議論が白熱したような場合などは、暗黙の了解で無期限に延長されます。そして、白熱した議論をした上で何も決まらなかったような場合でも、白熱した議論をしたことで満足をしてしまいます。

会議の終わる時間をしっかり決めましょう。そして終了時間になったら、容赦なく会議を終わらせるようにしましょう。続けていく内に時間内に会議を終了させるクセがついていくはずです。

会議の目的を明確にする

会議の始まりで、今日の会議が何を目的にしている会議なのかをはっきりさせましょう。

情報を共有するための会議のなのか、何かの課題に対して議論をする会議なのか。議論をする会議であれば、議論をした後にどこまでの物事を決める会議なのか。会議の目的と落とし所をはっきりと参加者に意識してもらいましょう。

目的がわかっていれば、無駄な議論をしたり話が脱線するようなことも無くなり、会議がぐっと引き締まるのではないでしょうか。

立って会議をする

意外と効果的な方法です。

当然ですが立ったままですとあまり長い時間会議を続けることができません。30分ぐらいで疲れてくるでしょう。

この会議は立って行うものだと思うと、出席者もできるだけ端的にわかりやすく話し合いを進めるのではないでしょうか。

時に冗長になってしまうような会議も、取り組み方によっては意味のある引き締まったものになります。

アラフォー世代、中堅の立場であればこそ会議の改革も可能でしょう。

そして、アラフォー世代、中堅の立場であれば必要のない会議からエスケープすることも可能でしょう。

無駄な会議から自分の時間を奪われることを可能な限り減らしたいものですね。


この記事の著者

景山 哲司

景山 哲司

札幌在住のサラリーマンです。通信会社、菓子メーカーなど3度の転職を繰り返し今にいたります。 40代に突入し、ようやく働き方のコツがわかってきました。効率的に働くをモットーに日々奮闘しています。

この著者の最新の記事

関連記事

ページ上部へ戻る